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2006年 01月 13日

現状の調査(業務フローの作成) 

私の企業さんの現状調査は業務フローの作成から始まります。

現状調査は課題・問題点の原因を特定することを目的としますが、
業務フローを聞いていく中で見えてきます。

業務フローはユーザーさんと私で1対1~3までで行います。

はじめにプロジェクトのまとめ役のような立場の方に会社全体の業務のフローを聞きます

次に各種伝票(見積伝票、発注伝票、請求書、会計伝票など)のフローと役割分担、
タイミングを聞きます。

ここで一旦、全体像を伝票の流れをドキュメントにまとめます


その後別の日に、各部門の担当者へのヒアリングを進めていきます
エンドユーザーさんへのヒアリングには、私のオリジナルのヒアリングシート
(5W1H+inputデータ、outputデータという項目から構成されているエクセル)
を使用します。

業務の流れを聞きながら、直接エクセルに入力していきます。
(タイピングが早くできることが必須条件です)


ヒアリングが終了してから、業務フローの作成を行います
私の業務フローは、一般的な業務フローとは違います。
記号は箱と矢印だけのシンプルなものです。

私の業務フローは業務の流れとシステムの入出力作業を
両方表現することが目的ですので、「処理」や「判断」というような記号は使いません。

そして、フローを書く枠組みの行にあたる部分には組織・部門を入れます
そして最も変わっているのは、枠組みの列の部分は「業務フロー」「システム操作」
「インプット・アウトプットデータ」「データベース」と大きく4つに分ける点です。

「業務フロー」ならその下には作業の流れ、「システム操作」の下にはアプリケーションの操作
内容を記入し、「インプット・アウトプットデータ」には、入力データや出力帳票名を記入。
「データベース」にはどこのデータベースかを記入します。

分かりにくい説明ですいません。

とにかく、業務の流れと運用ルールを構築することが目的なので、
ヒアリングシートも業務フローについても試行錯誤の末、これが一番自分にとって
分かりやすいドキュメントであると確信しています

by operationdesign | 2006-01-13 22:05 | IT活用


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